Vous organisez un événement ou bien vous lancez un nouveau produit ou un service, vous avez un changement important dans votre gouvernance, pourquoi ne pas diffuser un communiqué de presse aux journalistes ? Voici quelques questions à se poser avant de vous lancer dans ce projet.
1 – Quels sont les motifs qui justifient l’envoi d’un communiqué de presse ?
Les raisons sont nombreuses ! Mais s’il y a bien un point commun entre elles, c’est l’intérêt du sujet et la fraîcheur de l’information. Un communiqué de presse n’est pas de la publicité, les discours commerciaux sont à proscrire. Les journalistes sont extrêmement sollicités de toutes parts, le meilleur moyen d’être « dans leur petit papier » est de prendre contact avec eux quand vous avez vraiment une innovation, un événement majeur ou une actualité importante à partager sur votre entreprise.
Voici quelques exemples qui justifient de mon point de vue la diffusion d’un communiqué de presse
- Votre entreprise fête son anniversaire (5, 10, 20 ans…) : c’est l’occasion de retracer le chemin parcouru, donner la parole aux dirigeant·e·s, d’affirmer votre identité.
- Vous avez un changement important dans la gouvernance (un départ ou une arrivée au sein de la direction).
- Vous avez mis sur pied une innovation de rupture dans votre domaine d’activité qui apporte un réel avantage à vos clients et clientes.
- Vous avez fait une acquisition ou vous lancez une nouvelle activité génératrice d’emplois
- Vous avez fait des investissements sur un site existant.
- etc.
L’acquisition d’un nouveau site, un déménagement ou bien l’investissement dans un nouvel atelier peuvent faire l’objet d’une inauguration. C’est l’occasion idéale de diffuser votre communiqué auprès de la presse et des médias. Attention, jusqu’à l’inauguration, il faudra rester discret 😊 !
2 – Comment constituer sa liste de journalistes ?
2.1 – Faire soi-même son fichier de journalistes
Il est plus facile de constituer une base de données de journalistes en presse professionnelle qu’auprès des médias grand public. Ainsi, il suffit de s’abonner aux magazines ou newsletters professionnelles pour avoir déjà un bon aperçu des médias à cibler. Je vous conseille aussi d’identifier les influenceurs et influenceuses dans votre domaine sur les réseaux sociaux. Pour conserver ces informations, un bon fichier Excel ou Google Sheets fera l’affaire. Il convient ensuite de mettre à jour régulièrement votre fichier presse suite aux contacts que vous pourrez avoir.
Vous pouvez aussi passer un coup de fil à la rédaction du média pour connaître leur mail. Bien souvent, les titres de presse ont une adresse généraliste pour l’ensemble de la rédaction, du type redaction@media-tartanpion.com.
2.2 – S’abonner à une base de données en ligne
Lorsque j’étais responsable communication, j’utilisais des bases de données en ligne. Si vous avez fréquemment des communiqués à diffuser, je vous conseille d’investir dans un abonnement. Ces solutions régulièrement mises à jour permettent de sélectionner une liste de journalistes selon différents critères (domaine du média, localisation…). Ces outils sont polyvalents et offrent de nombreuses fonctionnalités additionnelles (retombées presse, veille sur les tendances, reporting…). Certains peuvent même diffuser vos communiqués, ce que je déconseille. Il vaut mieux solliciter moins de journalistes et faire partir votre communiqué de presse de votre propre adresse mail. Rien ne mieux que la personnalisation !
À titre professionnel, j’utilisais Cision pour lequel j’avais pris un abonnement incluant la base de données des journalistes ainsi que la veille média. Il existe de nombreuses autres solutions comme Meltwater, Mediaddress…
Comme toujours, un outil ne fait pas tout. Les retombées presse dépendent de la qualité de votre relation avec les journalistes, et aussi de l’intérêt du sujet et du bon timing.
3 – Comment rédiger un communiqué de presse ?
La rédaction d’un communiqué de presse s’apparente à l’écriture journalistique. Cependant, vous devez toujours y retrouver les éléments suivants :
- Le logo
- La date de diffusion
- La mention « Communiqué de presse »
- Un titre informatif
- Un chapeau (ou introduction qui donne le message essentiel)
- Un texte avec éventuellement des intertitres
- Le contact presse : prénom, nom, mail et téléphone (un seul nom de préférence)
Concernant le style d’écriture, tout dépend du sujet et de votre domaine d’activité. Il faut rédiger des phrases courtes, s’en tenir aux faits, être direct et concis. Le texte devra répondre aux 5 W (What, Why, Where, When, Who). Il est essentiel d’apporter des preuves (chiffres clés) pour tous les sujets abordés dans le texte.
Voici des exemples de communiqué de presse que j’ai rédigés lorsque j’étais responsable communication au sein d’un groupe coopératif agricole :
– un exemple de communiqué pour une inauguration
– un exemple de communiqué pour la publication des résultats financiers
– un exemple de communiqué pour le lancement d’une nouvelle marque / produit.
4 – Comment diffuser le communiqué aux journalistes ?
Si l’enjeu est important et que vous avez du budget, vous pouvez faire appel à une agence de relation presse ou agence « RP ». Ils maîtrisent les codes des médias et vous fournissent une prestation « clé en main » : écoute du besoin, rédaction, diffusion, relances des journalistes, organisation des interviews… C’est un vrai métier !
Pour ma part, je ne faisais pas appel à une agence de RP lorsque je travaillais pour un groupe coopératif et agroalimentaire. En effet, je rédigeais entre 2 et 5 communiqués de presse et je m’occupais directement des relations avec la presse professionnelle agricole et locale.
La diffusion par mail est la meilleure méthode de diffusion, avec une relance éventuelle par téléphone si vous avez très peu de retours.
En général, les journalistes sont très réactifs. Certains se contentent du communiqué de presse pour rédiger un article tandis que d’autres souhaitent obtenir de plus amples informations. Avant chaque diffusion, il est nécessaire d’identifier en interne qui est la ou le porte-parole, en cas de demande d’interview TV ou radio. Après la diffusion, il est impératif que le contact mentionné sur le communiqué soit disponible pour répondre aux sollicitations des journalistes : demandes d’interviews, de renseignements supplémentaires, de photographies…
5 – Quand faut-il organiser une conférence ou un point presse ?
La conférence ou le point presse sont réservés aux événements ou informations importantes pour une entreprise. Ces rendez-vous peuvent se faire aussi bien en présentiel qu’en visioconférence. Lorsqu’on cible des grands médias nationaux, la visioconférence est bien adaptée, c’est un gain de temps pour les journalistes comme pour les organisateurs, et une très bonne solution pour réduire notre empreinte carbone.
Dans le cadre d’un événement physique ou en cas de sujets délicats, la conférence ou le point presse en présentiel est adapté. J’ai organisé de nombreuses inaugurations lors de mes anciennes expériences, les journalistes apprécient de se déplacer pour réaliser en direct des interviews et faire des prises de vue. Un communiqué de presse peut être remis à cette occasion en main propre.
Si vous organisez un point presse, je vous conseille d’attendre au moins 24 heures avant de publier plus largement votre communiqué de presse, au-delà du cercle de journalistes qui ont “fait l’effort” d’assister à votre rendez-vous.
